Planowanie pracy i działanie, w wykonaniu Inżyniera.
W niedawnym poście, opisałem kolejne etapy mojej dobrej organizacji pracy.
W skrócie:
„Dla zadań, które prowadzę osobiście, zapisy trzymam w tzw. Archiwum/Zeszycie Spraw/IssueLog’u – jak go organizuję, opisałem już.
Co bardzo ważne, co dwa dni, robię 30-sto minutowy przegląd zgromadzonych i przetworzonych rzeczy/zadań do zrobienia oraz przychodzących informacji.”
Skoro mam już wszystko pozbierane do kupy i przetworzone, czas na planowanie.
Przed planowaniem muszę mieć opracowaną, jedną bardzo ważną rzecz, którą wykształciłem sobie m.in. dzięki pracy jako Kierownik Projektów(PM).
Nie chcąc się za nadto rozwijać w temacie zarządzania, które jest bardzo ważne na wyższych stanowiskach inżynieryjnych, wtrącę w dzisiejszym artykule podstawy z tego zakresu, mające istotny wpływ na pracę każdego szczebla kariery Inżyniera. Pracując i szkoląc się w zakresie tego zawodu, wyrobiłem sobie nawyk, tworzenia przed każdym projektem, tzw. Karty Projektu.
W karcie tej, zapisuję sobie odpowiedzi na najważniejsze pytania, dotyczące mojego zlecenia, klienta, nowego projektu czy np. budowy. Tymi pytaniami są:
- „Jaki jest główny cel mojej pracy i projektu” – to ryję na pamięć, stanowi to dla mnie Cel Główny, w skrócie „CeGie”. Cel musi być inspirujący, konkretny i ostateczny.
- Jakie są moje kamienie milowe – wyznaczam wszystkie ważne terminy i punkty krytyczne dla „CeGie”.
- Spis ludzi uczestniczących w „CeGie” i wpływ na moją pracę.
- Zbadanie relacji pomiędzy uczestnikami „CeGie” i wyciagnięcie wniosków z tych relacji.
- Jaką, główną wiedzę muszę posiąść na temat zadania(miejsca, struktura, schematy, koszty, umowy, kontrakty, wymagania).
- Wykonanie punktów od 1-5, zebranie dokumentacji, zapoznanie się z wymaganiami, nawiązanie relacji z uczestnikami i zapisanie wniosków.
Bez tej kilkudniowej analizy, nie podejmuję się planowania mojej pracy, chociażbym miał stracić klienta. Czasami będzie trzeba zrobić korekty w zarządzaniu, ale najważniejsze, że wykonałem pracę, będącą podwaliną mojego działania. Czemu? Odpowiedź znajdziesz poniżej.
Wracając do Planowania.
Podczas przeglądu moich przetworzonych danych, od razu rysują mi się cele w dłuższej, miesięcznej i tygodniowej perspektywie. Celom przypisuję priorytet A, B, C. Następnie otwieram mój podręczny kalendarz i staram się wypełnić pierwsze 3-5dni zadaniami poszczególnego priorytetu. Obowiązują następujące zasady:
- Priorytet A jest najważniejszy, – jeżeli go nie zrealizuję, to nie przechodzę do B, jeżeli nie zrealizuję B, to nie przechodzę do C. Schemat ten oraz plan dnia, mogę złamać tylko w przypadku istotnej rzeczy, związanej z „CeGie”. Dzięki temu, nikomu nie pozwalam wpłynąć na moją pracę, a codzienne problemy nie wpływają na moją skuteczność(zalety posiadania Karty Projektu i CeGie!)
- Na bieżąco prowadzę zapisy w Archiwum/Zeszycie Spraw/IssueLog’u obejmującym zadania A, B, C.
- Nie przypisuję dziennie więcej niż po jednym zadaniu z grypy A, B, C – Inżynier musi dysponować także czasem, bo dopiero pieniążki oraz czas, jakim dysponujemy dla siebie i innych, są wartością, dzięki której polepszamy Nasz standard życia(o czym pisałem TU).
- Nie przejmuję się niezrealizowanymi B, C, bo jasno zdefiniowane A, tak naprawdę określa moją pracę i tu jestem niezastąpiony.
- Pojawiające się dodatkowe zadania, muszą przejść przez sito organizacji i przetwarzania opisane TU.
- W zakresie zaplanowanych A, B, C – działam od razu, nie czekam. Wykorzystuję wszystkie pojawiające się szanse na: przyspieszenie prac, zorganizowanie spotkania, zrzucenie lub delegowanie części zadania, wykonanie telefonów, obejrzenia problemu, przeglądu wykonanej pracy.
Tyle. Zapraszam do dzielenia się swoim stylem organizowania i planowania pracy. Z chęcią też coś opublikuję w „Strzale Miesiąca”.