Karta Projektu, czyli jak rozpoczynać nowy projekt

Ostatnio powiedzieliśmy sobie czym jest projekt. Czas zatem go rozpocząć.

Gdy rozpoczynasz udział w jakimś przedsięwzięciu/projekcie często wygląda to tak: wydanie polecenia, „żółwik”, wszystko ładnie planujecie, tworzy się harmonogram i jedziemy z tematem, bo „szybko i na wczoraj”. Przecież później pojawią się pytania co, za ile, jaki zakres……co nie?

Po miesiącu pracy nad projektem uświadamiasz sobie, że wykonałeś już osiem istotnych zmian, przekroczyłeś budżet, nie przewidziano udziału/wpływu: osób, instytucji, braku zasobów. Jesteś wściekły na: klienta, przełożonego, urzędy i dostawców, bo w połowie zadania zmienia się czyjaś wizja jak miało to być wykonywane lub jak miał wyglądać czy funkcjonować ostateczny produkt – przecież wszystko było dobrze zaplanowane, a tu nagle taka niespodzianka.

Znasz to? Jeżeli tak to znaczy, że nie robisz jednej bardzo istotnej rzeczy pracując z projektem, a mianowicie – nie rozpoczynasz swojego projektu.

– Ale jak to? Przecież wszystko planuje! – stwierdzisz.

– No właśnie. Pierwszą czynnością dla Ciebie w projekcie jest planowanie, a nie rozpoczęcie projektu.

I o tym będzie dzisiejszy wpis „Karta Projektu, czyli jak rozpoczynać nowy projekt”.

Rozpoczęcie Projektu to:

1. Nakreślenie wizji projektu
2. Zadanie jak największej ilości pytań i otrzymanie jak największej ilości odpowiedzi oraz zapisanie tych pytań, na które nie ma odpowiedzi(z czym nie każdy sobie radzi).
3. Stworzenie Karty Projektu.
4. Proces określający kierunek działania osób zaangażowanych w dalszych etapach(planowanie, realizacja, monitorowanie, sterowanie i zamknięcie projektu). Jeżeli jest on traktowany „po łebkach” to późniejsze zmiany marnują czas i zasoby.

Co to jest ta Karta Projektu?

Karta Projektu jest narzędziem komunikacyjnym, które służy do właściwego rozpoczęcia projektu i eliminuje już na początku istotne przyczyny niepowodzeń projektów, takie jak: brak informacji wejściowych od klienta, niekompletne wymagania, brak zasobów, niejasne cele, nierealne ramy czasowe. Jest ona krótkim dokumentem spisującym wizję projektu i wszystkie podstawowe jego założenia. Co najważniejsze, wszystkie zainteresowane strony powinny zaakceptować jej treść. Sprawia to, że nagle pojawiają się dyskusje na tematy, które zwykle na starcie wszyscy przemilczą, bo… jakoś to będzie.

Zatem karta projektu to nie biurokracja, ale narzędzie komunikacyjne, które wykorzystasz do rozmów ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w trakcie realizacji projektu.

Skoro wyjaśnione mamy, że stworzenie Karty Projektu jest niezbędne do właściwego rozpoczęcia projektu, to przejdźmy do tego, co taka karta powinna zawierać. Szablony kart z pewnością znajdziecie w Internecie i nie jest tutaj istotne to jak ona ma wyglądać. Istotne jest jak ją stworzyć i na tym poniżej się skupiam.

Kartę Projektu tworzymy w dwunastu krokach, a wszystkie pojawiające się pytania zapisujemy w zeszycie(np. tzw. „Czarny Zeszyt/Issue Log” – M.Kapusta „Zarządzanie projektami krok po kroku” – polecam):

Krok 1: Po co projekt został powołany? – tło biznesowe.

Każdy kto po raz pierwszy styka się z projektem, powinien szybko się zorientować o co w nim chodzi – napisz to!

Krok 2: Co jest celem projektu?

Projekt możesz prowadzić, gdy wiesz co chcesz osiągnąć. Cel powinien opisywać co chcesz uzyskać, być mierzalny, akceptowalny, realistyczny i określony terminowo.

Krok 3: Kogo zaangażować w projekt? – kluczowi interesariusze.

Projekt to ludzie i instytucje. Jedni będą Cię wspierać, a inni kłaść kłody pod nogi. Musisz wiedzieć z kim wejdziesz w interakcje. Zrób listę, bo bez interesariuszy nie zaplanujesz dobrze projektu.

Krok 4: Po czym poznać, że cel został osiągnięty? – kryteria sukcesu.

Cel jest ogólny, kryteria to szczegóły – wypisz je.

Krok 5: Co zrobić w trakcie projektu? – zakres projektu.

Zapisz – co powstanie w trakcie prac. Co można oczekiwać i co ma być zrobione. Zapisz także czym nie będziesz się zajmować(chyba nie muszę tłumaczyć dlaczego). Określ punkty styku pomiędzy tym, co robi dostawca, a co robi klient.

Krok 6: Kamienie milowe projektu i łańcuch krytyczny.

Kamienie milowe to ważne wydarzenia w projekcie. Oznaczają koniec etapu lub ważne osiągnięcie z punktu widzenia realizacji. Zidentyfikuj je, bo to będzie ważny wkład do etapu planowania.

Praca z określeniem łańcucha krytycznego i wąskich gardeł to już zabawa dla „dużych chłopców” i ma wpływ na planowanie. Jeżeli widzisz, że wiele etapów przechodzi przez jeden dział, osobę, instytucję to zapisz sobie to na początku.

Krok 7: Ile projekt kosztuje? – budżet projektu.

Budżet może być ściśle określony lub nie – zawsze wymagaj od siebie kontroli nad budżetem, a potem przechodź do oszczędności.

Krok 8: Co może przeszkodzić w realizacji projektu? – kluczowe zagrożenia.

Co może opóźnić projekt? Co może zwiększyć jego koszt? Co może doprowadzić do jego zamknięcia? Co może zniszczyć jego jakość? Zapisz odpowiedzi na te pytania.

Krok 9: Co może pomóc w realizacji projektu? – kluczowe szanse.

Co pomoże skrócić czas trwania projektu? Co pozwoli ograniczyć koszty? Co zmniejszy obłożenie pracą? Kogo trzeba przydzielić do projektu, aby uniknąć „uczenia się”? Zapisz odpowiedzi. Nie pomijaj tego kroku!

Krok 10: Co ogranicza projekt?

Ograniczenia budżetu, czasu, zasobów, ludzi, procedur, prawa. Wypisz je.

Krok 11: Jakie warunki trzeba spełnić, aby móc realizować projekt? – założenia.

Weryfikuj założenia tak szybko jak to możliwe! Udział osób, dostępność zasobów i pieniędzy, sprawność procedur i przebiegu zadania. Wypisz założenia, które wpływają na projekt i trzeba je sprawdzać.

Krok 12: Sprawdzenie spójności Karty Projektu i weryfikacja zapisanych pytań.

Sprawdź kartę czy jako całość ma sens. Przejrzyj pytania i notatki – jeżeli trzeba coś uzupełnić – zrób to. Być może do rozpoczęcia projektu trzeba zaangażować więcej osób i to jest moment, w którym musisz nadal się zatrzymać zanim przejdziesz do planowania.

Jak widzisz, źle rozpoczęty projekt, to złe planowanie i realizacja. Zachęcam więc do właściwego rozpoczynania zadań!