Zarządzanie ryzykiem. Żeby Cię nie zjadło:)Druga i ostatnia część dotycząca tematu „Zarządzanie ryzykiem”. W poprzednim poście, opisałem co to jest ryzyko w Twojej pracy i kiedy się nim zajmować. To była faza identyfikacji ryzyka. Dziś czas na troszkę teorii z praktyką czyli: ocena, plan reakcji, monitorowanie i kontrola ryzyka.
Skoro wiemy jak rozpoznać ryzyko projektowe czy dla danego zadania, to czas na decyzję czy w ogóle warto się tym ryzykiem się przejmować. Wiadomo, że w idealnym świecie każde ryzyko powinno powodować działanie, ale Inżynierowie w takim świecie nie egzystują, czas jaki mamy na wykonanie i planowanie naszych zadań jest mocno ograniczony, tempo pracy zawsze wysokie, a terminy nierealne do realizacji. A skoro tak jest, to należy ocenić dane ryzyko, aby wiedzieć czy warto się nim zajmować. Jest to dobre narzędzie dla osób z nadmiernym perfekcjonizmem lub osób mających trudności w podjęciu decyzji i ustaleniu priorytetów. Ryzyko oceniamy w dwóch kategoriach, w kategorii oceny jakościowej i ilościowej.
Ocena jakościowa wydaje się procesem dosyć „naukowym”, ale łatwo można ją sprowadzić do wykonania drobnego warsztatu w postaci tablicy z narysowanym wykresem „prawdopodobieństwo-wpływ” i karteczek z wypisanymi, zidentyfikowanymi ryzykami. Najpierw oceniasz dane ryzyko w kierunku prawdopodobieństwa, a potem wpływu. Jeżeli masz więcej ryzyk to dokładasz i tworzysz swojego rodzaju macierz ryzyka(szczegóły na te tematy znajdziesz w książkach z zakresu zarządzania projektami). W ten sposób ograniczasz zasób, którym Ty lub Twój zespół powinien się faktycznie zajmować. Poniżej przykładowa macierz z przypisanymi działaniami – mnie zawsze interesuje obszar „czerwony-różowy”(wynik 6-9).
Nad elementami macierzy zauważ cyfry, zawsze zanim przykleję karteczkę z ryzykiem to oceniam „liczbowo” poziom wpływu i prawdopodobieństwa – jest to dobra rzecz, ponieważ na wykresie może się okazać, że ocenisz kilka ryzyk na podobnym poziomie – wprowadzone wcześniej liczby powodują, że mam dodatkowe odniesienie w postaci wagi danego ryzyka(iloczyn prawdopodobieństw i wpływu na danym ryzyku). Ocena liczbowa dobra jest także, gdy chcemy się kogoś poradzić lub zaangażować większą liczbę osób.
Tu wrzucę drobną dygresję w temacie systemu ocen, który stosuję w moim inżynierskim życiu, a dotyczący oceniania: ważności zadań, pilności prac, pracownika, jakości, wartości, ryzyka, wpływu, itd. Krótko – zawsze wszystko oceniam w skali 1-3. Nie stosuję innej skali ponieważ przy pięcio- czy dziesięcio-stopniowej skali priorytety zaczynają się gubić, ocena staje się „rozmyta” i nie służy celowi dla jakiego poświęciłem jej czas – czyli wyciągnięciu wniosków i podjęciu decyzji.
Następnym krokiem jest ocena ilościowa. Jest ona jest procesem, który określa nam konkretny wpływ danego ryzyka na projekt/zadanie czyli wpływ na zasoby: pieniądze, czas, terminy, ludzi, maszyny, dokumentacje itd. Precyzyjne określenie tego jest bardzo trudne i wymaga często sporych nakładów pracy oraz nie jest przedmiotem tego artykułu. Dodam od siebie w tym zakresie tylko, że np. w projektach, gdzie w umowie zapisano kary umowne za opóźnienia oraz znane są koszty utrzymania zasobów, tj. maszyn i pracowników, można pominąć aspekt czasowy i przeliczyć opóźnienia na dodatkowe koszty ponoszone przez wykonawcę. W takim wariancie analizuje się wyłącznie wpływ ryzyk na budżet projektu, zakładając, że ewentualne opóźnienia są łatwo przeliczalne na konieczne dodatkowe wydatki do poniesienia. Gdzie indziej będą to inne aspekty, np.: opóźnienie, jakość, zakres realizacji.
Jeżeli nie jesteś menadżerem i nie jest to w zakresie Twoich obowiązków, to w „standardowych” zadaniach, obecnych w życiu Inżyniera, ocenę ilościową można pominąć i jeżeli zespół lub Ty uznacie, że zagrożenie wyznaczone z oceny jakościowej jest na tyle istotne, że należy „coś z nim zrobić”- to przystępujesz do działania.
Uwaga: Dla szans przeprowadza się taki sam proces jak powyżej i wynikiem będzie „macierz szans” – w projekcie zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, które mają pozytywny wpływ na przebieg projektu i ja np. pomijając analizę – staram się wykorzystać je w całości nie zwracając uwagi na koszty i zasoby. W życiu maiłem kilka takich sytuacji, w których projekt osiągnąłby pełny sukces jeżeli firma zainwestowałaby we wzmocnienie pojawiających się szans, a nie tylko biernie je akceptując i wykorzystując w 30%. Jednak wizja ponoszonego ryzyka wzmacniania szansy(czasem niewspółmiernego do wartości projektu) przysłania takie sprawy – co ja oczywiście rozumiem, ale nie do końca akceptuję.
Etap, który decyduje o powodzeniu całego procesu pt. „Zarządzanie ryzykiem” to plan reakcji na zagrożenia i szanse.
W przypadku zagrożeń mamy takie możliwości:
- Akceptacja
- Unikanie
- Przeniesienie
- Łagodzenie
W przypadku szans, strategie są symetryczne:
- Akceptacja
- Wykorzystanie
- Współdzielenie
- Wzmacnianie
O szczegółach na pewno znajdziecie coś w Internecie. Ja ze swojej strony dodam tylko tyle, że strategia pt. „jakoś to będzie” jest najgorszą opcją, a skoro poświęciliście już tyle czasu na analizę ryzyka i jego ocenę, to brzmiałoby to też jak cholerna strata czasu.
Ostatnim krokiem w zarządzaniu ryzykiem jest monitorowanie i kontrola ryzyka. Sprowadza się ona do dwóch prostych zasad:
- Cyklicznego sprawdzania co się dzieje z danym ryzykiem
- W razie konieczności – organizowanie ponownej reakcji na ryzyko
Całość jest dosyć obszerna, ale jeżeli doszedłeś aż tutaj, to zachęcam Cię do tego, aby spróbować wprowadzić to w życie, bo w praktyce sprowadza się to tylko do poświęcenia kliku minut na ocenę pojawiającego się ryzyka i rozpoczęcia działania ws. tych ryzyk, które mają istotny wpływ na Twoją pracę. Z pewnością zmniejszy to stres związany z „gaszeniem pożarów”. Gdy to zrobisz to automatycznie zostawisz konkurencję w tyle.